A Ouvidoria, da Secretaria Especial de Corregedoria e Ouvidoria Geral (Seoge), tem buscado meios de agilizar o atendimento aos cidadãos. Para isso, além da compra de novos equipamentos de informática (ver box), recentemente foram feitas mudanças no OUV, o software de encaminhamento e controle das solicitações, reclamações, denúncias, sugestões e elogios feitos pela população.
Técnicos da Companhia Paranaense de Informática (Celepar) fizeram modificações em ferramentas do sistema de acordo com as necessidades do dia-a-dia da equipe da secretaria. Segundo a gerente de atendimento da Ouvidoria, Fabiane Mazur Bizi, as alterações referem-se principalmente a atividades de administração interna das demandas recebidas pelo órgão.
Segundo ela, uma das novidades é a listagem dos telefones dos ouvidores municipais e dos ouvidores da casa no sistema. ?Assim, quando um número é alterado todos podem consultá-lo na sua estação, sem que precisem ser feitas listas impressas?, explica.
Outro aspecto que também eliminou a tramitação de papelada está relacionado com o encaminhamento das solicitações, denúncias e reclamações (chamados de procedimentos instaurados). Antes, conta Fabiane, cada registro era impresso, lido e, então, eram feitas as anotações sobre o envio dos casos para os órgãos competentes. Agora, as observações são feitas no próprio sistema e o contato fica com o status de ?despachado?. Depois, uma pessoa encaminha as demandas para as outras instituições.
A gerente de atendimento acrescenta que todas as cartas de cobrança de resposta que são mandadas para as secretarias, autarquias e estatais e as cartas para os cidadãos ficam armazenadas no OUV. ?Não há a possibilidade de exclusão, como anteriormente, e é possível controlar melhor os documentos enviados?, diz Fabiane.
Além disso, com o software já era possível obter estatísticas sobre procedimentos instaurados, que podem ser dividos por natureza do contato, por assunto ou por municípios, entre outros.
