Não é novidade para os empregadores a exigência legal do controle de horário de trabalho nos estabelecimentos em que haja mais de dez empregados – ou número inferior caso seja previsto em norma coletiva.
Essa necessidade acabou por gerar soluções informatizadas, que permitem transferência de dados para programas de cálculo de horas trabalhadas e processamento da folha de pagamentos.
Os advogados trabalhistas sempre orientaram os clientes que optaram pela solução informatizada, a tomarem cautelas para garantir que o sistema tivesse a credibilidade necessária à utilização como prova, tanto junto à Justiça do Trabalho quanto aos órgãos da administração e Ministério Público. Recentemente, entretanto, o Ministério do Trabalho e Emprego estabeleceu regras rígidas sobre o assunto, especificando parâmetros e funcionalidades mínimas que um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) deva possuir.
Um SREP completo engloba equipamentos e programas informatizados e deverá adaptar-se às novas regras em duas etapas: os Programas de Tratamento de Registro de Ponto deverão obedecer aos parâmetros imediatamente; o equipamento de coleta e armazenagem dos dados passará a ser obrigatório, com as funcionalidades, parâmetros e formatação dos dados exigidos, no prazo de um ano da publicação da Portaria n.º 1.510/2009 do Ministério do Trabalho, ou seja, a partir de 25/ago./2010.
A segunda etapa, que passará a exigir um equipamento dotado de memória permanente e de um sistema de impressão do Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador – dentre outras funcionalidades – ainda será motivo de diversas indagações.
Exemplifiquemos. Há muito que diversas empresas utilizam os microcomputadores existentes nas estações de trabalho dos empregados, como meio de registro do horário de trabalho.
Quando o empregado efetua seu login e fornece sua identificação pessoal – senha, cartão magnético ou de leitura ótica, ou dados biométricos tal como a impressão digital – automaticamente o sistema captura os dados de data e hora de entrada.
O mesmo ocorre no encerramento do trabalho, quando é efetuado o logoff. Com a exigência de haver um equipamento dedicado exclusivamente ao registro eletrônico de ponto (REP), e munido de alto grau de sofisticação – memória permanente, porta USB para leitura de dados, impressora de comprovantes etc. – o recurso de utilizar o computador da estação de trabalho como coletor de dados passa a ser proibido.
Por outro lado, utilizar um equipamento REP em cada estação de trabalho poderia elevar muito o custo de certos estabelecimentos. A utilização de um único REP em estabelecimentos voltados para a produção intelectual ou para atendimento ao público, com grande número de trabalhadores, compromete a agilidade e até mesmo a satisfação do empregado em razão de filas para entrada e saída, eventuais demoras no registro ou mesmo panes que possam vir a ocorrer com o equipamento.
A rigidez da portaria poderia ser amenizada, sem comprometer a segurança dos dados, que é o objetivo maior da norma. Por isso, entendo que o assunto ainda deverá levantar diversos outros questionamentos.
Quanto à primeira etapa, que envolve os parâmetros de segurança do Programa de Tratamento de Registro de Ponto, deve-se ressaltar que tem vigência imediata. Isto significa que todos os empregadores que, atualmente, utilizam algum Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, precisam adaptar imediatamente o programa que faz o tratamento dos dados à exigência do Ministério do Trabalho.
O registro fiel das marcações de ponto, a inexistência de restrições de horários, de marcação automática, de autorização prévia para horas extraordinárias e a impossibilidade de alterações das marcações são os parâmetros mais importantes a que deverão submeter-se os softwares.
Os desenvolvedores de tais softwares estarão obrigadas a fornecer um atestado, garantindo que seus produtos obedecem aos critérios da Portaria. Isso não impede que a empresa que adotou um programa desenvolvido por ela mesma, não possa providenciar a regularização, bastando que se adapte à Portaria e providencie o atestado assinado pelo profissional de desenvolvimento responsável.
De qualquer forma, trata-se de um momento importante para que os empregadores e as empresas desenvolvedoras, mediante interação entre os assessores jurídicos e os técnicos de informática e automação, busquem com celeridade a adaptação de seus sistemas.
Domingos Sávio Telles é advogado.