Notório que a redução de custos efetiva-se como um dos objetivos principais do condomínio, já que somente desta forma terá condições de implementar melhorias, reformas e demais necessidades reais, já que gastando menos, contará com reserva de caixa para tais benfeitorias.
Assim sendo, é papel do síndico, além do conselho, bem como de todos os condôminos, acompanhar todo tipo de contrato ou negociação que envolva o condomínio, especialmente o gerenciamento da receita e do fundo, bem como ter a certeza de que não se gastará mais do que se arrecada.
É preciso, desta forma, ter a real dimensão de que o condomínio deve ser visto como uma empresa privada, no tocante a sua saúde financeira, ou seja, as contas devem ser equilibradas para se evitar a falência!
Desta forma, é primordial que os balancetes sejam verificados mensalmente de maneira minuciosa, efetivando uma comparação com períodos anteriores, para que eventuais distorções sejam constatadas, questionadas e corrigidas, evitando a evasão indevida de recursos.
Outra forma bastante democrática, principalmente para resguardo do trabalho do síndico, é a discussão da temática dos custos em assembléias, que podem ser destinadas a tal fim, incentivando a participação dos condôminos na administração e, por conseguinte, sanando dúvidas e fundamentalmente dividindo.
Assim sendo, torna-se claro que a parceria com uma administradora que efetive balanços compreensíveis, preste contas regularmente através de notas fiscais e outros comprovantes necessários bem como atue ao lado do síndico, facilita o controle dos custos e de resultados, já que terá profissionais se dedicando exclusivamente para obtenção de melhores preços e condições, negociando conjuntamente com o síndico e conselho a fim de reduzir gastos e conseqüentemente aumentar a receita do condomínio.
Terceirização de mão de obra x contratação direta
A terceirização de mão de obra ou contratação de empresa interposta, nada mais é do que a transferência do controle e da responsabilidade, ao menos por ora, do quadro funcional necessário para o bom andamento do condomínio, para uma empresa que se destina a tal finalidade.
Assim sendo, na terceirização se contrata um serviço, que será efetivado pela empresa escolhida para tal fim, ou seja, há uma relação comercial entre condomínio e prestadora, e desta forma deve ser encarada, especialmente no que se refere ao trato para com os empregados.
Por outro lado, a contratação direta nada mais é do que a manutenção do quadro funcional pelo próprio condomínio, ou seja, este funcionará com empregador direto atraindo para si todos encargos decorrentes do gerenciamento de pessoal.
Desta forma, na terceirização o condomínio é o tomador do serviço, enquanto na contratação direta configura-se como sendo o empregador direto.
Na contratação direta o condomínio terá que adotar posição para a qual não se destina, ou seja, diferentemente do alegado anteriormente, no aspecto da empregabilidade, não se pode compará-lo às empresas, já que detém a necessidade do quadro funcional exclusivamente para sua manutenção e operacionalização, ou seja, não é de sua natureza empregar, não possui este papel social de gerar postos de trabalho, já que seu fim não é diretamente gerar lucro, logo optando por tal modalidade atrairá para si funções e obrigações que requerem máximo cuidado e atenção, para as quais seus dirigentes podem não deter habilidade ou disponibilidade, criando sérios problemas.
Ou seja, o síndico bem como o conselho desempenha tal papel no anseio de colaborar e direcionar o caminho do condomínio, todavia na maioria das vezes os detentores destes cargos possuem outras atividades e atribuições em sua vida pessoal, que impedem uma dedicação efetiva, no tocante ao tema, para direcionar e resolver os problemas atinentes aos empregados do condomínio.
Desta forma, sem dúvida alguma que a contratação direta traz ao condomínio uma série de implicações, que mesmo controladas pela administradora, dependem da participação efetiva de seus dirigentes, especialmente no que se refere à troca, aumento de salário por merecimento, advertências, controle de horário entre outras cautelas cabíveis a qualquer empregador.
Por outro lado, parece certo que a contratação direta traz ao condomínio a disponibilidade de optar e escolher seus próprios empregados, manejando-os a seu entendimento, criando desta forma uma relação diferenciada para com os mesmos, além do próprio controle dos trabalhos que deve ser efetivado diretamente pelo síndico e seu conselho, já que o condomínio é o empregador.
Todavia, não se pode esquecer que da mesma forma que conduz o trabalho, o condomínio também, em caso de necessidade, demite, e por conseguinte arca com verbas para tal finalidade, logo outro cuidado deve ser tomado, qual seja, a verificação de recursos para a rescisão de um contrato de trabalho, sendo certo que nem sempre a demissão dependerá exclusivamente da vontade dos condôminos, mas certamente da disponibilidade financeira, sem se falar no risco de uma demanda trabalhista.
Por outro lado, a terceirização se mostra como modalidade bastante adequada à gestão condominial, visto que através dela, se estará contratando uma empresa especializada naquilo que faz, ou seja, controle e prestação de mão de obra, desde que adotadas certas cautelas.
Destarte, na terceirização a preocupação maior do condomínio deve ser com a escolha da empresa prestadora do serviço, a qual deve atestar sua experiência de mercado, idoneidade financeira e principalmente sua gestão, bem como forma de solução de impasses para com os empregados.
Outro ponto que merece destaque reside no fato de que por existirem diversas empresas que prestam o serviço de terceirização, o condomínio deve exigir das pretendentes opções de pacotes com preços baixos e alto número de benefícios, tais como câmeras de segurança, cerca elétrica, botão de pânico, linha telefônica, rádios de comunicação, entre outros, sem qualquer custo adicional.
Ademais, com a terceirização a preocupação do condomínio se restringe ao pagamento da fatura, e, por conseguinte, a exigência de um trabalho de excelência, com a troca de profissionais e demais atos, que se façam necessários para ampla satisfação dos condôminos.
Cuidados que devem ser adotados
Na contratação direta, o condomínio deve se atentar a vida pregressa do pretende a vaga de trabalho, buscando referências e demais informações para evitarem surpresas. Compete ainda ao síndico o acompanhamento próximo do desempenho de cada empregado, quer diretamente ou através de pessoas eleitas para tal fim.
E fundamentalmente programar-se financeiramente, para que o condomínio possa absorver: aumentos de dissídio, férias, 13.º salário, rescisões trabalhistas, ações trabalhistas entre outros, salientando que cada empregado registrado, somente a título de encargos acresce a seu salário base o percentual de 25,80%.
Outrossim, na hipótese de escolha pela terceirização, o condomínio deve principalmente adotar o máximo de cuidado e cautela na escolha da empresa, exigindo desta todas as certidões negativas de débitos, de feitos trabalhistas, referências e principalmente seu tempo de mercado, bem como forma de seleção de pessoal.
Importante frisar que na terceirização deve-se preocupar muito mais com o supervisor dos postos de trabalho do que propriamente com os empregados eleitos, já que o contato do síndico deve-se restringir a este ou a seus superiores, posto que nesta hipótese o condomínio é mero tomador do serviço, não exercendo o papel de empregador, até mesmo para sua própria preservação.
A contratação direta efetivada de forma equivocada traz ao condomínio problemas de toda ordem, principalmente no que se refere à própria segurança, fator este que certamente é buscado por todos que optam por esta forma de fixação.
É certo que inúmeros são os casos e exemplos, vistos até mesmo nos telejornais de zeladores ou porteiros que facilitam a entrada de estranhos para pequenos furtos, ou até mesmo grandes roubos, ou ainda daqueles que põem em risco a integridade dos próprios condôminos.
Ademais, além dos prejuízos decorrentes do desvio de personalidade, a incorreta contratação trará incômodos a todo condomínio, principalmente na hipótese de incompetência ou incapacidade para o trabalho, e fundamentalmente prejuízos financeiros.
Quanto à terceirização a incorreta escolha da prestadora, poderá acarretar em um péssimo serviço, além da indicação de profissionais não gabaritados, trazendo transtornos ao condomínio.
Responsabilidade do condomínio
Na contratação direta, a responsabilidade do condomínio é integral e pessoal, ou seja, responderá, em caso de acidente do trabalho ou demanda trabalhista como real empregador, sendo que falhas em sua constituição podem estender tal encargo ao próprio síndico.
Outrossim, na terceirização a responsabilidade por débitos trabalhistas é subsidiária, ou seja, o condomínio somente arcará com eventuais verbas devidas aos empregados, em caso de inadimplência por parte da empresa contratada, por isso a necessidade de cuidado na hora da escolha desta.
Os condomínios que possuem mais de um elevador para atender seus condôminos devem, quando possível, efetivar um revezamento das máquinas, ou seja, manter somente um ligado, a fim de reduzir o consumo de energia elétrica e principalmente zelar pela conservação do maquinário.
Assim sendo, recomenda-se que nos intervalos das 22h às 6h e das 9h às 17h, efetive-se o aludido rodízio. Importante ainda fazer com que os usuários respeitem o limite máximo de ocupação, a fim de não forçar o equipamento, contribuindo desta forma para evitar gastos desnecessários, sendo certo que os elevadores são responsáveis por 30% do consumo de energia elétrica, na média dos condomínios.
Por fim, em caso de apagão ou queda de energia, os elevadores devem permanecer desligados, até a normalização, evitando desta forma que em caso da energia retornar com voltagem irregular o motor seja afetado.
Cadastro por economias
Uma boa forma de reduzir a despesa mensal com o abastecimento de água reside na forma de cadastro do condomínio junto a Sabesp. O Cadastro por Economias é um sistema que calcula o consumo de água procedendo à operação de divisão do metro cúbico (unidade de medida) pelo número de unidades que compõem o condomínio, assim sendo a redução no valor final da conta, sem dúvida alguma se demonstrar bastante expressiva.
Para efetivação do cadastro, basta apresentação da ata de eleição do síndico e a ata de convenção do condomínio em qualquer agência da Sabesp, acompanhada da referida solicitação.
Com a implantação desta sistemática, o consumo passa a ser dividido pelo número de unidades, logo, sendo a tarifa escalonada, se paga mais barato pelo metro cúbico quanto menor o consumo. Ou seja, a cobrança dividida por unidade faz com que o metro cúbico consumido fique em níveis mais baratos.
A medição coletiva do gás, ou seja, o consumo comum demonstra-se razoável para condomínios que tenham seu fluxo equilibrado a ponto de que tal despesa seja absorvida sem qualquer reflexo extra no rateio.
Todavia, referida modalidade acaba por prestigiar os inadimplentes, já que não há forma de limitação do fornecimento ou mesmo sua suspensão, penalizando aqueles condôminos que arcam com suas obrigações regularmente.
Por outro lado, a divisão em relógios individuais, demonstra-se em primeiro momento onerosa para o condomínio, do ponto de vista individual, já que a maioria das empresas não cobra qualquer valor para efetivar a troca e instalação de equipamentos, todavia elimina o problema dos inadimplentes, já que existirá uma conta individual e a inadimplência leva ao automático corte no fornecimento.
É certo também que a retirada deste gasto das obrigações diretas do condomínio demonstra-se de grande valia para a saúde financeira, já que a obrigação do pagamento é irrefutável ainda que exista 100% de inadimplência, ante a obrigação assumida para com o terceiro (empresa de gás), enquanto que na individualização dos relógios o gasto anterior torna-se reserva de caixa, podendo ser destinado a outras prioridades do próprio edifício.
Renegociação de Contratos
Em relação à manutenção dos elevadores, as empresas prestadoras destes serviços oferecem três tipos de cobertura. A reduzida engloba visita única mensal, além das chamadas de emergência, sendo certo que em caso de pane ou necessidade de troca de peças esta só se efetiva com a autorização expressa do síndico, ficando o maquinário parado até que tal ocorra. Este contrato demonstra-se mais econômico e adequado a equipamentos novos, porém o tempo para conserto é maior.
A manutenção intermediária engloba a realização dos serviços normais, além da troca de peças previamente prevista no contrato, geralmente básicas que se desgastam com o uso diário, sendo que para outros consertos se faz necessária aprovação do síndico. Demonstra-se uma contratação razoável já que possibilita agilidade no atendimento de pequenos problemas, com um custo acessível.
A cobertura geral engloba qualquer tipo de problema ou pane que o equipamento apresente, exceto danos decorrentes de mau uso ou vandalismo, demonstrando-se, por conseguinte mais eficaz, todavia com custo muito alto, já que nele, estão inclusos quaisquer tipos de evento. Recomendado para equipamentos muito exigidos e com vida prolongada, desde que o fluxo de caixa permita a contratação.
Assim sendo, é importante que o condomínio reveja sua real necessidade quanto à manutenção de seus elevadores, buscando sempre empresa idônea e que ofereça o máximo de vantagens pelo menor custo possível.
Desta forma, compete ao síndico verificar se a empresa escolhida atende as exigências legais, além dos demais documentos comprobatórios de sua regularidade para a atividade, a fim de evitar que eventual economia financeira se torne um problema de grandes proporções.
Formalização dos contratos
Importante aspecto que deve ser observado na formalização de qualquer contrato se refere ao prazo de duração, fundamentalmente em serviços essenciais ao bom andamento do condomínio, para evitar que este fique atrelado à determinada prestadora, mesmo contrariamente à sua vontade.
É certo que o cumprimento da avença, pelo prazo estipulado no contrato, efetivamente demonstra-se garantido por alguma multa ou penalidade, e para tanto o cuidado deve ser redobrado, recomendando-se contratos de menor extensão, em primeiro momento para que se possa conhecer efetivamente o prestador e seus serviços, procedendo às renovações sempre que necessário.
Destarte, além dos contratos com prazo determinado, no mercado verificam-se outros com prazo indeterminado, ou seja, perduram enquanto à vontade das partes assim determinar, sendo que tais pactos devem prever a forma de rescisão, para que nenhuma das partes seja pega de surpresa, o chamado aviso de rescisão.
Outro aspecto importante que deve ser analisado é a forma de pagamento pelo objeto do contrato, negociando-se, sempre que possível, o máximo de tempo pelo menor custo de parcelas, bem como traçando um paralelo entre eventual pagamento à vista ou parcelado, a fim de identificar taxa de juros e demais encargos, definindo pela forma mais viável de contratação.
O tipo de serviço prestado, ou seja, o objeto do contrato, deve ficar muito claro e expresso nas cláusulas que tratam do mesmo, para se evitar problemas futuros.
Assim sendo, se determinada prestadora de serviços de mão de obra, comprometeu-se a entregar, em comodato, 06 câmeras de vídeo, tal deve constar do contrato, para evitar qualquer escusa quanto ao fornecimento do equipamento.
Desta forma, o objeto, ou seja, a descrição do serviço prestado deve expressamente constar do contrato, de forma clara, precisa e completa, para segurança do condomínio.
A rescisão ou rompimento do contrato, especialmente quanto às cláusulas que estipulam multa e outras obrigações devem ser bastante analisadas e avaliadas, já que a inadimplência pode ocorrer tanto por parte do condomínio, como também pela empresa prestadora do serviço.
Assim sendo, sempre que determinado contrato for essencial para o condomínio e este tiver a certeza de que não irá descumpri-lo, ao menos quanto aos aspectos previsíveis, deve-se exigir uma forma garantida para a rescisão, ou seja, multas e demais em caso de ausência de justo motivo, ou até manutenção do contrato até que se tenha novo prestador.
Fabiano Zavanella é advogado com pós-graduação Lato Sensu em Direito do Trabalho e Processual do Trabalho pela PUC-SP e MBA em Direito Empresarial com Extensão para Docência ao Ensino Superior pela FGV-SP. Membro da Câmara Brasil-Alemanha de Comércio. Membro e professor do Instituto Brasileiro de Estudos e Pesquisas em Ciências Políticas e Jurídicas (IPOJUR).
