Desde ontem, todos os processos que passam pelo protocolo do Tribunal de Contas do Estado do Paraná (TCE) são digitalizados. Os processos arquivados ou em trâmite também passam pelo procedimento e os mais antigos, aos poucos, são descartados.
De acordo com o analista de controle e gerente de projetos do Programa TCE Digital, Sérgio Santa Catarina, o custo da implantação do projeto será pago com a economia gerada pela informatização.
“Foram R$ 6 milhões em investimentos, que vão gerar uma economia de R$1,1 milhão ao ano. Até o final de 2010 todos os processos do TCE devem ser digitais”, garante.
Uma empresa terceirizada foi contratada por licitação e trabalha desde janeiro com estrutura própria e 32 funcionários para levar o tribunal ao processo 100% digital.
A nova forma de trabalhar, já adotada anteriormente em outros tribunais, gera em média uma redução de 70% no tempo de tramitação dos processos. Além disso, o volume de papel cai em 60%, trazendo benefício ambiental, e deixa-se de gastar com transporte e armazenamento de processos físicos.
“Com o processo eletrônico, os técnicos ficam liberados para fazer mais fiscalizações em campo e não precisamos mais esperar eles voltarem para ter um relatório: o servidor pode incluir os dados no sistema de lá mesmo”, lembra Solange Isfer, diretora geral do TCE e coordenadora do programa TCE Digital.
A segurança do sistema é uma das principais preocupações da equipe que criou o cronograma de trabalho. Na estrutura da rede há vários mecanismos de proteção contra invasões (firewall), há uma rotina de cópias de segurança (backup) para evitar a perda de dados em caso de acidente, e a certificação digital, uma espécie de RG eletrônico, garante a autenticidade dos documentos.
“Qualquer pessoa pode entrar em uma sala, pegar um processo de papel e sumir com documentos que não teríamos como recuperar. No sistema digital isso é impossível e a integridade dos documentos é garantida”, afirma Ângela Bot, diretora de Tecnologia da Informação do TCE. Todo o processo eletrônico é amparado pela Lei Complementar Estadual 126/2009.
“Através de uma tabela de temporalidade, definimos os processos que já poderiam ser descartados depois de digitalizados, guardados há mais de 15 anos, e os que deveríamos manter em arquivo. Dessa maneira, dos 26 mil processos que estavam aqui, apenas 15 mil permanecem”, explica Cristina Iwersen, analista de controle e integrante da Comissão de Avaliação e Gestão Documental.
Os processos com mais de 15 anos são publicados, ficam guardados por um prazo dado para que os interessados possam retirar, e se permanecerem são doados para uma cooperativa de reciclagem.