O nome parece complicado, mas 5w2h é uma ferramenta fácil e simples de usar. Respondendo a cinco questões básicas, ajuda
a detectar problemas, assim como achar soluções numa sequência lógica de perguntas e respostas. “Muitas vezes partimos para a ação sem ter analisado o desafio por completo e acabamos fazendo a coisa errada por precipitação”, avalia a professora de Finanças e consultora da FAE, Vera Robles.
De acordo com ela, o método 5w2h ajuda a ter uma visão bem completa da situação e pensar nos aspectos mais importantes antes de começar a agir. A ferramenta, bastante simplificada, usa cinco questões para analisar um negócio, por exemplo. Mas ela pode ser usada em outras áreas, como fazer um planejamento escolar ou mesmo uma viagem. “Com ela, é possível alcançar a excelência em qualquer atividade”, alerta a consultora.
Aplicações
O grande destaque do 5w2h é a forma como a ferramenta é desenvolvida. Apesar de parecer um método de planejamento corporativo, pode também ser utilizada em qualquer atividade, como organizar uma viagem com a família ou contratar um novo funcionário.
‘A ideia principal é resolver um problema, não importa qual seja, já que a base de tudo é conhecer e entender o que deve ser feito e qual será o melhor caminho para que tudo ocorra no menor tempo, com poucos custos e máxima eficiência’, explica Vera.
O 5w2h é muito utilizado também para planejar mudanças na empresa, sejam elas estruturais, de pessoal ou mesmo financeiras. “Na verdade esta é a função principal da ferramenta, que posteriormente passou a ser usada fora das empresas também”, lembra a consultora.
Como trabalhar com a ferramenta 5w2h
Trabalhar com o 5w2h é algo simples, mas antes de começar a aplicação da ferramenta é preciso estabelecer alguns critérios importantes para que tudo possa acontecer. O primeiro passo será a definição precisa do projeto e, consequentemente, as estratégias para encontrar uma solução sustentável e eficaz.
Em seguida, é importante encontrar um ambiente para criar seu projeto. O software mais conhecido para esse trabalho é o Microsoft Excel, já que possui funções para disposição dos dados, elementos gráficos, tabelas dinâmicas e até mesmo uma linguagem de programação para os usuários mais experientes (VBA). O Excel é disponível para quase todo tipo de sistema operacional: Android, Windows OS, iOS e MacOS são os principais.
Para processos com mais complexidade, a recomendação é contratar uma consultoria com profissionais especializados em utilizar métricas de planejamento empresarial e com um olhar atento às especificidades do seu modelo de negócio.
Quem pode utilizar?
Por sua versatilidade, o 5w2h pode ser usado em praticamente todo tipo negócio, desde uma startup até uma multinacional. Especialmente em pequenas empresas, onde existem boas ideias, mas pouco recurso disponível, a ferramenta pode vir como forte diferencial competitivo para agregar valor às rotinas do dia a dia.
Também é comum ver casos de uso para gestão pessoal/profissional, em que o 5w2h abre espaço para melhorar o autoconhecimento e a produtividade. Uma boa aplicação, sem dúvidas, pode ser o começo de uma trajetória de sucesso, rumo à melhoria e desenvolvimento do seu time de funcionários. Certamente, é um investimento que compensa.
Destrinchando o 5w2h
A ferramenta consiste em responder cada um dos tópicos abaixo para se ter um plano de ação bem completo e formatado.
What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando?)
Who (por quem será feito?)
Obs: ultimamente mais duas questões foram acrescentadas: How (como será feito?) e How much (quanto vai custar?)
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