Para quem administra uma pequena ou microempresa, um dos custos que mais pesam no orçamento é a implantação de um sistema de gestão de contas, que geralmente custa caro. Mas na internet existem alguns programas – gratuitos – disponíveis e que podem ser bastante úteis para a sua empresa.
Para a professora e consultora da FAE Vera Robles, uma das vantagens da gestão informatizada é que este tipo de controle não dá margens para erros. “Quem faz controle à mão, com agenda, caderno ou livro-caixa, como acontece em muitas empresas familiares, é que esse controle acaba na mão de uma mesma pessoa. Caso aconteça algo com ela, ninguém vai saber o que fazer”, lembra.
Para ela, a possibilidade de esquecer ou errar algum dado é outro fator importante. “Sem contar que fica difícil fazer uma análise comparativa com dados anotados aleatoriamente”, lembra. A consultora lembra que ter um programa de gestão – comprado ou gratuito – ajuda a aglutinar essas informações e com elas, ter dados comparativos. “Dá para acompanhar gastos de insumos, por exemplo, e depois comparar por mês, ano e fazer análise histórica”, lembra.
Vera também lembra que o uso da ferramenta garante informações mais seguras e com elas, dá para criar um banco de dados da empresa. “Sem contar que os programas podem ser acessados por outros funcionários. A automação facilita – e muito – a gestão”, afirma. A consultora avalia que existem no mercado vários programas, com custos que variam de acordo com sua complexidade. Apesar dos programas sem custo na internet não serem tão complexos quanto os pagos, a consultora acredita que seja um bom começo para quem está abrindo um negócio.
Cinco programas gratuitos
Para quem compra um sistema, além do custo do mesmo, ainda tem os valores gastos com treinamento e suporte. Comprar licenças e implantar softwares complexos como CRM (soluções de atendimento ao consumidor) e ERP (sistema de gestão empresarial) custa caro e nem sempre é acessível para boa parte das pequenas e médias empresas.
A boa notícia é que há opções gratuitas para essas ferramentas, livres para download na internet. A seguir, algumas delas:
Zero Paper
Plataforma financeira na nuvem voltada para pequenas e médias empresas. A ferramenta auxilia os negócios com funcionalidades como fluxo de caixa, relatórios, controle de contas, entre outros. Se antes tudo era feito em planilhas ou pelo contador, hoje os pequenos empresários podem administrar as finanças do negócio sozinho.
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ERP Lite Free
Lançado em sua primeira versão em 2007, a nova versão é um software gratuito completo, que atende de forma integrada as áreas de vendas, estoque e financeira de micros e pequenas empresas de diversos segmentos. Faz qualquer tipo de tributação e foi desenvolvido sobre a mesma tecnologia e estrutura de dados, telas e regras de negócio do ERP Radar Empresarial. Algumas das funcionalidades do sistema estão disponíveis apenas nas versões pagas do ERP.
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Dropbox
Um dos programas de “nuvem” mais conhecidos do mercado, no Dropbox além de ser mais sustentável, o programa permite o compartilhamento de arquivos entre diferentes máquinas e usuários e também é mais prático e econômico. Usado por mais de 25 milhões de pessoas ao redor do mundo, o programa oferece 2 GB de espaço gratuito na rede para sincronizar e compartilhar arquivos com outros usuários. Quem precisa de mais espaço pode pagar por 50 GB ou 100 GB, que custam US$ 9,99 e US$ 19,99, respectivamente.
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Manic Time
A produtividade da sua empresa pode estar sendo prejudicada pela forma como as horas de trabalho são aproveitadas. Muitas vezes, a internet pode servir mais como distração do que como solução. O ManicTime existe justamente para saber exatamente como cada um aproveita o horário de trabalho. Está em inglês, mas vale à pena das uma checada.
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OpenDrive
Ir para uma reunião importante com um cliente e esquecer o pen drive com a apresentação pode acabar com o negócio. O OpenDrive é um dos programas que armazena na internet as informações que você precisa. Funciona como um pen drive virtual. Também em inglês.
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