Quantas vezes você já se pegou dizendo “queria que meu dia tivesse mais do que 24 horas para poder dar conta de tudo que tenho para fazer”? Muitas, não é? Se essa sensação aparece quando você está no meio do expediente, isso pode significar uma sobrecarga de trabalho ou mesmo uma outra situação: a má administração do tempo. É claro que todo mundo tem seus momentos de “enrolação” quando está trabalhando, mas, quando isso se torna mais recorrente do que o normal, essa atitude pode acabar trazendo sérios problemas, como a não execução de algumas atividades que estavam sob sua responsabilidade.
Além de garantir que todas as tarefas sejam cumpridas, sem deixar que elas se acumulem e fiquem para a última hora, um bom gerenciamento do tempo pode também fazer com que você tenha mais disponibilidade para outras atividades, melhorando seu desempenho ainda. Com o tempo que acaba “sobrando”, é possível se dedicar a pensar em novos projetos, fazer cursos ou, nos casos de profissionais que ocupam cargos de liderança, acompanhar as ações que estão sendo realizadas por seus subordinados. Mas como conseguir tudo isso sem que o trabalho do dia a dia seja comprometido?
Para especialistas, a melhor estratégia é encontrar uma forma de fazer um check-list com as prioridades e cumpri-lo à risca até que todos os itens sejam executados. A coach Cibele Nardi (foto) sugere que todo mundo tenha uma agenda, seja ela física ou online, para anotar todos os compromissos e tarefas que deverão ser realizadas diariamente, dentro e fora do trabalho. “Atualmente, com tantas atividades, precisamos ter um cuidado um pouco mais rigoroso com a distribuição do tempo para dar conta de tudo. Por isso, é preciso ter um bom planejamento e a agenda ajuda muito a nos organizarmos melhor e estabelecermos uma rotina”, comenta.
A também coach e vice-presidente da Associação Brasileira de Recursos Humanos no Paraná (ABRH-PR), Susane Zanetti, concorda e ainda diz que outras estratégias parecidas podem ser adotadas, cada pessoa deve encontrar aquela com a qual se adapta. “Pode ser uma coisa mais simples, como uma tabela, ou usar algum aplicativo, alguma ferramenta da internet, pois a tecnologia está aí, a nosso favor”, completa. Mas ambas são taxativas: é preciso encontrar um modo de se organizar para não acabar deixando tarefas sem cumprir. “Não dá para ficar apagando incêndios e deixar um monte de coisas pendentes”, resume Cibele.
Segundo Susane, é preciso aprender a trabalhar estrategicamente. “Tem um autor, o Stephen Covey, que diz que é preciso dar atenção às atividades importantes, não apenas às que são urgentes. Quando você consegue fazer essa distinção, as coisas dão mais certo porque você passa a ter um planejamento”, garante. Depois de listar todas as tarefas a serem executadas, o próximo passo é definir quanto tempo você precisa para realizar cada uma delas. “É necessário estabelecer um tempo para conversar com a equipe, mas responder e-mails, mas também precisa pensar no tempo do cafezinho, pois todo mundo precisa de um intervalo”, sugere.
E essa competência é importante para todos os profissionais, independente dos cargos que ocupam. “Quem consegue gerenciar bem o tempo, tem disponibilidade para pensar em outras atividades, como a criação de um projeto diferente que o diferenciem como profissional”, afirma Susane. No caso dos gestores, no entanto, ela acredita que esse tempo tem que ser dedicado às pessoas. “É um espaço de orientação, gestão, feedback. Um bom líder não é aquele que põe a mão na massa. Uma boa delegação também é uma das ferramentas da administração do tempo. Quando mais os funcionários estiverem trabalhando a seu favor, mais ele vai ter tempo”.
Atacando a causa do problema
Se, depois de todas essas dicas, você ainda estiver com problemas para gerenciar seu tempo, sempre cedendo &agra,ve;quela preguicinha no meio do expediente, isso pode significar um problema muito maior, segundo Cibele. Para ela, a má administração do tempo, muitas vezes, acontece porque o profissional não tem objetivos claros na carreira, não sabe aonde quer chegar.
“Infelizmente muitas pessoas estão trabalhando sem nem saber o motivo que faz com que elas continuem naquela função, naquela empresa, naquela profissão. Então, elas acabam se envolvendo em pequenos obstáculos, como uma rede social ou um pedido de ajuda do colega. Qualquer coisa é mais interessante”, comenta. Portanto, o mais importante é refletir porque continuam trabalhando naquele local e quais são seus objetivos na carreira.
“Essas pessoas precisam voltar à realidade, pois todos nós precisamos ter objetivos para que haja motivação no trabalho”, afirma. Com metas definidas, a questão do tempo passa a ser apenas um detalhe. “Quando o profissional tem realmente consciência do quanto deseja atingir esse objetivo final, fica mais fácil assumir compromissos e usar o tempo com mais excelência e qualidade, renunciando tudo que não tenha relação direta com ele”.